为进一步规范学术交流与合作，促进其健康发展，推动学科建设，特制定本规定。

第一条 参会条件

(一)学术会议主要是指中华医学会系列及相关专业省级以上学会、人文社科学会等。

(二)参会人员是学校在编在岗人员，其中省级学会任职人员优先;承担省级以上科研项目的人员优先;省、校两级重点学科、硕士点立项建设学科和重点实验室教师优先。

(三)参会人员应持有正式的会议通知，且会议内容与其所从事的专业或研究的方向相符合。

(四)参会人员有论文拟被会议录用，且为第一作者，论文署名单位为“湖北医药学院”。

(五)因工作需要，经分管院领导准予参加的学术会议。

第二条 参会人次界定

根据会议的性质和经费来源情况而定。原则上，同一科室参加同一会议人数不得超过2人。

第三条 参会的审批程序

(一)参加国内学术会议：将会议正式通知、论文分别送教研室负责人、学院负责人审核，并在“会议通知”上签署意见，然后将“会议通知”送科技处登记备案，并请该处负责人加签意见。

(二)参加国外学术会议：将会议正式通知、论文分别送教研室负责人、学院负责人审核，并在“会议通知”上签署意见，再将“会议通知”送科技处登记备案，并请该处负责人加签意见，然后请分管院领导审批签字。

第四条 经费管理

(一)报销标准

1、国内学术会议：按会议通知，会务费在800元以内的全额报销(国内召开的国际学术会议会务费1500元以内的全额报销)，超出部分由参会人自付50%。住宿费和交通费等差旅费用按《湖北医药学院差旅费管理办法》的统一规定核销。经费从学校下拨到各学院的差旅费或个人科研经费中支出。

2、国外学术会议：会务费按会议通知报销，住宿费和交通费等差旅费按《湖北医药学院差旅费管理办法》的统一规定核销。其它如办理出国手续费用，额外增加的会务费、资料费、旅游费及超支部分的差旅费等由参会者自付。经费从学校下拨到各学院的差旅费或个人科研经费中支出。

(二)核销程序

1、国内学术会议

(1)将填写好的“出差结算单”分别送教研室负责人和学院负责人签署意见;

(2)将交流论文证书复印件交科技处，并请科技处负责人在“结算单”上加签意见;

(3)报计划财务处审核无误后按规定予以报销。

1、国外学术会议

(1)将填写好的“出差结算单”分别送教研室负责人和学院负责人签署意见;

(2)将交流论文证书复印件交科技处，科技处负责人在“结算单”上加签意见;

(3)报分管院领导审批;

(4)送计划财务处审核无误后按规定予以报销。

第五条 附则

(一)行政、后勤人员参加有关学术会议参照此规定执行，原有规定如有与本规定相悖方面以本规定为准。

(二)本规定自2O10年1月1日起实施，由科技处负责解释。